Satın alma fonksiyonunun görevleri ve amaçları
Satın alma fonksiyonunun görevleri
- Satın alınması gereken mal ve hizmetlerin özelliklerinin belirlenmesi (istenen kalite ve miktar bakımından)
- En uygun tedarikçinin belirlenmesi
- Anlaşma yapmak için tedarikçi ile müzakereler yapmak
- Seçilen tedarikçiye sipariş vermek
- Siparişi gözlemek ve kontrol etmek
- Satınalma sürecini izleme ve değerlendirme (şikayetleri çözme, ürün ve tedarikçi dosyalarını güncel tutma, tedarikçileri değerlendirme).
Satın Alma Fonksiyonunun Amaçları
Satın almanın sorumluluğu “malzemelerin doğru kalitede, doğru miktarda, doğru zamanda, doğru fiyatta, doğru kaynaktan sağlama” şeklinde tanımlanmıştı. Bu genel tanım, satın almaya özgü kararları, farklı alternatiflerin analizlerini içeren, satın alma fonksiyonunun kapsamını belirten bir tanımdır.
Bir çok firma için faaliyetlerin sürekliliği kritik önem taşır. Satın alma fonksiyonu üretimin, gerekli malzemelerin eksikliğinden dolayı kesintiye uğramasına izin vermemelidir. Ayrıca bu amaca, stoklara minimum yatırım yaparak ulaşılmalıdır. Bu amaca , minimum yatırım yaparak ulaşmak birçok faktörün dengelenmesini gerektirir: üretimin durması riski, ileriye dönük satın alma yapmanın maliyeti, satın alınan malzemeye göre ölçek ekonomisi gibi… Bu faktörlerin değerlendirilmesi deneyim ve yüksek seviyede profesyonellik gerektirmektedir.
Diğer bir amaç ise, istenen kalitenin sağlanmasıdır. Kalite, çok temel bir şekilde malzemenin amacına uygunluğudur satın almanın hedefi ise malzemeleri mümkün olan en yüksek kalite yerine “en uygun kalitede” temin etmektir. Ürün kalitesine ek olarak, tedarikçiler tarafından sunulan hizmetlerin kalitesi de organizasyonun ihtiyaçlarına göre değerlendirilmelidir. Çok düşük bir ilk maliyet öneren bir tedarikçinin teklifi, daha yüksek bir ilk maliyet beraberinde kaliteli hizmet sunan bir tedarikçinin teklifi karşısında reddedilebilir.
Satın alma, satın alınan malzemelerin tekrar satın alınmasını, ziyan olmasını ve kullanım sürelerinin geçmesini önlemeyi de amaçlar. Satın alma, kısa vadeli acil satın alma kararlarının yanı sıra, bu riskleri elimine etmek için her satın alma için uzun vadeli planlar yapmalıdır.
Satın alma yöneticisi, firmanın rekabetçi durumunu da korumayı amaçlar. Bu durumda, örneğin, kalite standartlarının hem son kullanıcının taleplerini göz önüne alıp hem de rakiplerle aynı seviyede olmasını sağlamak satın alma yöneticisinin değerlendirmesi gereken bir konudur.
Tedarikçilerle çalışma içerisinde oldukları için satın alma çalışanları, firma imajını yansıtmak durumundadır. İyi bir imaj, satın almanın ileride iyi teknik servis alarak maliyetleri düşürüp performansı artırmasına, fiyat müzakerelerinde avantaj sağlamasına, malzeme kısıtı olduğu durumlarda daha kolay malzeme sağlamasına olanak tanıyacaktır.
Bir üretim firması için satın almanın amaçları aşağıdaki gibi özetlenebilir:
- Üretim programını aksatmayacak malzeme sürekliliğini sağlamak
- Bu amacı güvenlik ve ekonomikliği de göz önünde bulundurarak minimum yatırımla sağlamak
- Malzemenin iki kez alımını, ziyanını ve kullanım süresinin dolmasını önlemek
- Kullanıma uygun olmasını baz alarak malzemenin kalite standartlarına uymasını sağlamak
- İstenen kalite ve hizmet ile tutarlı olan en düşük fiyatta satın alma yapmak
- Firmanın sektördeki rekabetçi konumunu dikkate alarak çalışmak, malzeme maliyetleri ile ilgilenerek karını muhafaza etmek