Satın Alma Sürecinin İzlenmesi ve Değerlendirilmesi
Siparişi verilen ürün,hizmet ya da ekipman teslim alınıp kullanıma geçse bile satın almanın görevi devam etmektedir. Tedarikçi ile olan ilişkilerde sorunlar ortaya çıkabilir. Bu sorunlar garanti şikayetleri ve tazminatla, belirtilen spesifikasyonlardan daha az veya fazla iş sonuçları elde etme, satın alma ve tedarikçi dokümanlarının organize edilmesiyle veya değerlendirmelerle ilgili olabilir.
Yatırım mallarında bir süre sonra bakım faaliyetlerine ihtiyaç duyulmaktadır. Bu durumda tedarikçinin, bakım ve satış sonrası hizmetlerle, yedek parça sağlama ile ilgili taahhütlerini yerine getirip getiremeyeceği anlaşılır.
Tek bir tedarikçi ile çalışıldığı zaman dokümantasyon çok dikkatli yapılmalıdır. Satın almayı yapan firma, tedarikçinin yeteneklerini düzenli olarak takip etmeli ve değerlendirmeli, gerektiğinde geliştirmesine destek olmalıdır. Bu şekilde,daha yetenekli tedarikçilerle çalışırken,firma, kendi faaliyet alanına konsantre olabilir.
Satın alma sonrası aşamaya satın almanın kattığı değer aşağıdaki gibidir:
- Belirtilen spesifikasyonlara uymayan işlere dayanarak şikayetlerin alınması
- Detaylı bir tedarikçi değerlendirme sistemi yardımıyla raporlama yapmak
- Bakım ve yedek parça sağlanması ile ilgili şikayetleri almak ve anlaşmaya varmak
Satın alma fonksiyonunun en önemli niteliklerinden birisi tedarikçilerle iyi profesyonel ilişkilerin kurulmasıdır. Profesyonel güven ve tedarikçinin iyi niyeti satın almanın doğru zamanda, doğru fiyatta, doğru yerde, doğru miktarda ve doğru kalitede malzeme tedarik etme hedefine ulaşmasına yardım eder.