Satın alma süreci aşağıdaki faaliyetleri kapsar:
- Spesifikasyonların belirlenmesi (satın alınacak mal yada hizmetin gereken kalite ve miktar bakımından özellikleri)
- En uygun tedarikçinin seçilmesi
- Anlaşma yapmak için tedarikçilerle müzakereler yapmak
- Seçilen tedarikçiye sipariş vermek
- Siparişin izlenmesi ve kontrolü
- Satın alma sürecinin izlenmesi ve değerlendirme (şikayetlerin alınması, ürün ve tedarikçi dosyalarının güncellenmesi, tedarikçi değerlendirme)
Satın alma sürecindeki tüm bu faaliyetlerin gerçekleştirildiği çok az durum vardır. Sadece bir ürün yada hizmetin ilk kez satın alınacağı zaman tüm bu faaliyetler sırayla gerçekleştirilir. Satın alma sürecindeki faaliyetlerinin hepsinin yapılmasına gerek olup olmaması yapılan satın almanın çeşidine göre değişmektedir.
Üç çeşit satın alma durumu vardır:
- İşin Yeni olması (İlk kez satın alma): Bu durum organizasyonun bilinmeyen bir tedarikçiden tamamen yeni bir ürünü satın almaya karar verdiği zaman ortaya çıkar. Bu tip durumlarda yüksek derecede belirsizlik ve risk bulunduğundan ürün spesifikasyonlarının çok iyi bir şekilde belirlenmesi gerekir. Karar verme süreci geniş ölçüde problem çözmeyi içerir. İlk kez satın alma durumu, demirbaş eşyaların satın alınması veya organizasyonun spesifikasyonlarına göre üretilecek yeni ürünlerin alt parçaları satın alınacağı zaman oluşur.
- Modifiye edilmiş tekrar satın alma : organizasyonun, yeni bir malzemeyi bilinen bir tedarikçiden satın almak istemesi veya, var olan bir malzemeyi yeni bir tedarikçiden satın almak istemesi durumlarından biridir. Bu durum genellikle var olan tedarikçiyle anlaşmazlıklar çıktığında veya ürünler için daha iyi alternatiflerin elde edilebileceği koşullarda ortaya çıkar. İlk kez satın almaya göre daha az belirsizlik içerir. Çünkü, tedarikçi seçimi için gerekli kriterler veya ürün fonksiyonelliği ile ilgili gerekli kriterler az çok bilinmektedir. Satın alma süreci son dört aşamaya odaklanır(anlaşma yapma, sipariş verme, teslimat ve değerlendirme), ve karar verme süreci sınırlı ölçüde problem çözmeyi gerektirir.
- Tekrarlı Satın Alma (Rutin Satın Alma): En sık gerçekleşen satın alma durumu olup, bilinen bir malzeme/hizmetin yine bilinen bir tedarikçiden satın alınmasıdır. Belirsizlik düşüktür çünkü anlaşma koşulları bellidir ve tedarikçilerle yapılan periyodik müzakerelerle tekrar düzenlenmektedir. Tekrarlı satın alma durumları tüketim malları, (büro malzemeleri, temizlik malzemeleri, yemek) gibi satın almaları içerir. Tekrarlı satın almalarda siparişler satın alma departmanından bağımsız olarak direkt olarak kullanıcı departman tarafından da verilebilir.